Minęły czasy wysyłania fizycznych plików pocztą lub dostarczania ich osobiście, aby zapewnić bezpieczne i pewne dostarczanie poufnych plików. Chociaż nie ma gwarancji ani niezawodnej metody udostępniania plików online, poniżej przedstawiono kilka najlepszych wskazówek, jak udostępniać poufne pliki w możliwie najbezpieczniejszy sposób.
Mężczyzna wręczający teczkę współpracownikowi (Kurt „CyberGuy” Knutsson)
7 najważniejszych wskazówek dotyczących bezpiecznego przesyłania poufnych plików online
1) Ogranicz dostęp do plików
Czerwona czaszka i kości obok chronionego pliku na ekranie komputera (Kurt „CyberGuy” Knutsson)
Przesyłając poufne pliki online, myśl o nich jak o poufnych dokumentach, które wymagają rygorystycznych protokołów bezpieczeństwa. Większość usług udostępniania plików oferuje solidne ustawienia kontroli dostępu, które są kluczowe dla ochrony Twoich danych. Domyślnie udostępnione łącza mogą umożliwiać każdemu dostęp do pliku, co stwarza znaczne ryzyko, jeśli łącze zostanie przypadkowo udostępnione nieautoryzowanym osobom. Aby temu zaradzić, proaktywnie dostosuj ustawienia, aby:
Ogranicz dostęp do określonych osób: Przypisz prawa dostępu wyłącznie do wyznaczonych adresów e-mail lub zarejestrowanych użytkowników na platformie. Dzięki temu tylko zweryfikowane osoby będą mogły przeglądać, edytować lub przekazywać opinie na temat Twoich plików.
Użyj uprawnień zaawansowanych: Dostosuj uprawnienia użytkowników za pomocą szczegółowej kontroli, określając, kto może pobierać, edytować lub po prostu przeglądać pliki. Zapobiega to nieautoryzowanym zmianom i dystrybucji.
Włącz wygasanie linku: Ustaw udostępniane linki tak, aby wygasały po określonym czasie lub po zamierzonym użyciu, zmniejszając w ten sposób ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Śledź aktywność pliku: Użyj funkcji śledzenia platformy, aby monitorować, kto i kiedy uzyskuje dostęp do plików, zapewniając w ten sposób ścieżkę audytu w celach bezpieczeństwa.
Wdrażając te środki, tworzysz cyfrowy odpowiednik bezpiecznej, zamkniętej szafy na dokumenty, co daje pewność, że Twoje poufne pliki pozostaną poufne i będą dostępne wyłącznie dla osób, które powinny je zobaczyć.
JAK USUNĄĆ SWOJE PRYWATNE DANE Z INTERNETU
2) Regularnie aktualizuj oprogramowanie
Jeśli Twój system nie jest bezpieczny i chroniony, Twoje pliki nie mogą pozostać bezpieczne i chronione. regularnie aktualizowane oprogramowania Twojego systemu operacyjnego i aplikacji, których używasz, jest mniej prawdopodobne, że będziesz narażony na pewne luki. Ta praktyka nie jest tylko zaleceniem; jest krytycznym elementem solidnej strategii cyberbezpieczeństwa.
Aktualizacje oprogramowania robią więcej niż wprowadzają nowe funkcje; są często wydawane w celu łatania luk w zabezpieczeniach i naprawiania luk, które zostały odkryte od czasu ostatniej wersji. Cyberprzestępcy nieustannie skanują systemy z przestarzałym oprogramowaniem, aby wykorzystać te słabości. Będąc na bieżąco z aktualizacjami, zamykasz te luki i znacznie utrudniasz atakującym uzyskanie nieautoryzowanego dostępu do Twojego systemu. Korzystanie z przestarzałego oprogramowania jest równoznaczne z pozostawieniem otwartych drzwi do Twojego cyfrowego domu. Stwarza to wiele potencjalnych zagrożeń, w tym:
Zakażenia złośliwym oprogramowaniem: Przestarzałe aplikacje mogą stać się idealnymi hostami dla złośliwe oprogramowaniektóre może rozprzestrzeniać się w sieci, uszkadzając pliki i kradnąc poufne informacje.
Naruszenia danych: Niezałatane luki w zabezpieczeniach mogą stanowić punkty wejścia dla naruszenia danychco może skutkować ujawnieniem poufnych danych, takich jak dane osobowe, informacje finansowe i własność intelektualna.
3) Zabezpiecz pliki hasłem
Ekran nazwy użytkownika i hasła (Kurt „CyberGuy” Knutsson)
Kiedy możesz, zabezpiecz hasłem wszystkie pliki udostępniasz online. Jest to dodatkowa warstwa ochrony, którą należy ominąć, aby uzyskać dostęp do pliku. Ochrona hasłem wymaga, aby każdy, kto ma dostęp do urządzenia odbiorcy, znał hasło, aby uzyskać dostęp do pliku. Rozważ użycie menedżer haseł do generowania i przechowywania złożonych haseł.
4) Wybierz zaufane usługi udostępniania plików
Jeśli chodzi o przesyłanie poufnych danych online, integralność Twojej usługi udostępniania plików jest najważniejsza. Wybór sprawdzonych i godnych zaufania platform może znacznie zmniejszyć ryzyko nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia danychOto niektóre z najbardziej znanych i bezpiecznych usług udostępniania plików, które zyskały reputację niezawodności:
Microsoft OneDrive: Usługa OneDrive jest płynnie zintegrowana z systemem Windows i pakietem Office 365, co zapewnia bezpieczny i wydajny sposób przechowywania i udostępniania plików. Zaawansowane funkcje, takie jak Personal Vault, zapewniają dodatkową warstwę ochrony.
Dropbox: Dropbox, pionier w dziedzinie przechowywania danych w chmurze, rozwinął się i oferuje teraz zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, w tym uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie plików, co czyni go doskonałym wyborem w przypadku przechowywania poufnych informacji.
Dysk w chmurze Amazon: Dzięki wsparciu giganta technologicznego Amazon Cloud Drive oferuje bezpieczną i niezawodną platformę do przechowywania i udostępniania plików, wyposażoną w kompleksowe funkcje kontroli dostępu i uprawnień.
Dysk Google: Znany z przyjaznego dla użytkownika interfejsu Dysk Google oferuje rozbudowane opcje udostępniania i wydajne narzędzia do współpracy, a jednocześnie gwarantuje ochronę danych dzięki wiodącym w branży środkom bezpieczeństwa.
Każda z tych platform oferuje unikalne funkcje i protokoły bezpieczeństwa. Istotne jest, aby ocenić ich oferty w odniesieniu do Twoich konkretnych potrzeb. Na przykład, jeśli współpraca jest kluczowym aspektem Twojego przepływu pracy, Google Drive lub Microsoft OneDrive mogą być bardziej odpowiednie ze względu na ich integrację z pakietami zwiększającymi produktywność. Z drugiej strony, jeśli szukasz prostego przechowywania plików z łatwym pobieraniem, Dropbox i Amazon Cloud Drive to doskonałe wybory.
Aby uzyskać głębsze informacje na temat możliwości i funkcji bezpieczeństwa tych platform, zapoznaj się z artykułem „Najlepsze sposoby zapisywania i przywracania dokumentów” który dostarcza cennych wskazówek na temat optymalizacji praktyk zarządzania plikami przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa.
5) Zainstaluj i używaj silnego oprogramowania antywirusowego
Przed przesłaniem lub pobraniem jakichkolwiek plików, które wysyłasz lub odbierasz, skorzystaj z program antywirusowy skanować je pod kątem złośliwego oprogramowania. Nie ma sensu bezpiecznie wysyłać ani odbierać uszkodzonych plików. Jeśli nie masz takiego, powinieneś go mieć, ponieważ jest to również najlepszy sposób na ochronę przed klikaniem złośliwych linków, które instalują złośliwe oprogramowanie, mogące uzyskać dostęp do Twoich prywatnych informacji. Zalecamy zainstalowanie silnej ochrony antywirusowej na wszystkich urządzeniach. Może ona również ostrzegać Cię o wszelkich wiadomościach phishingowych lub oszustwach ransomware. Poznaj moje typy na najlepszą ochronę antywirusową na rok 2024 dla urządzeń z systemem Windows, Mac, Android i iOS.
6) Zaszyfruj swoje pliki
Osoba pisząca na laptopie słowa „Twoje osobiste pliki są zaszyfrowane” (Kurt „CyberGuy” Knutsson)
Mimo że e-maile wydają się niemal natychmiastowe, pliki, które wysyłasz, mogą zostać przechwycone podczas podróży między Tobą a zamierzonymi odbiorcami. Jeśli cyberprzestępcy przechwycą plik, ale jest on zaszyfrowanywtedy niezależnie od tego naruszenia, plik będzie dla nich nieczytelny i bezużyteczny. Szyfrując swoje pliki, tworzysz potężną barierę, która zachowuje poufność i integralność Twoich danych, zapewniając, że tylko zamierzone oczy mogą rozszyfrować wiadomość w środku.
7) Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe
W dzisiejszym cyfrowym świecie ochrona poufnych plików podczas przesyłania ich online jest kluczowa, a jednym z najskuteczniejszych dostępnych środków bezpieczeństwa jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). Ten zaawansowany protokół bezpieczeństwa wymaga dwóch dowodów tożsamości, znacznie zwiększając ochronę Twoich zasobów cyfrowych. Po włączeniu 2FANajpierw wpiszesz swoją nazwę użytkownika i hasło, a następnie wpiszesz drugi dokument tożsamości, np. kod wysłany na Twoje urządzenie mobilne, odcisk palca lub rozpoznanie twarzy.
Nie można przecenić znaczenia 2FA; nie tylko zmniejsza ryzyko kradzieży hasła, ale także oferuje różnorodne metody weryfikacji dostosowane do Twoich preferencji, wraz z natychmiastowymi alertami bezpieczeństwa w przypadku wszelkich nieautoryzowanych prób dostępu. Aby wdrożyć 2FA, zawsze sprawdzaj ustawienia bezpieczeństwa swoich platform i włączaj je, gdziekolwiek to możliwe.
Aby zapewnić sobie większe bezpieczeństwo, rozważ użycie aplikacji uwierzytelniających, które generują kody czasowe. Warto również mieć zapasowe kody lub dodatkowe urządzenie uwierzytelniające na wypadek, gdyby Twoja główna metoda 2FA była niedostępna. Włączenie 2FA do rutyny bezpieczeństwa zapewnia, że Twoje poufne pliki pozostaną poufne i dobrze chronione podczas transakcji online.
Najważniejsze wnioski Kurta
Podczas gdy usługi w chmurze i udostępniania plików mogą znacznie ułatwić życie, ważne jest, aby chronić udostępniane treści, zwłaszcza poufne pliki. Ponieważ nie wszystkie pliki mogą być chronione hasłem na każdej platformie udostępniania plików lub bezpieczne podczas przesyłania online, siedem opisanych powyżej kroków może zapewnić bezpieczeństwo poufnych plików podczas udostępniania online.
Jakie dodatkowe środki Twoim zdaniem mogłyby zwiększyć bezpieczeństwo obecnie dostępnych platform do udostępniania plików? Daj nam znać, pisząc do nas na adres Cyberguy.com/Kontakt.
Aby uzyskać więcej wskazówek technicznych i alertów bezpieczeństwa, zapisz się na mój bezpłatny biuletyn CyberGuy Report, przechodząc do Cyberguy.com/Biuletyn.
Zadaj Kurtowi pytanie lub daj nam znać, jakie historie chciałbyś, abyśmy omówili.
Obserwuj Kurta na jego kanałach społecznościowych:
Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania CyberGuy’a:
Copyright 2024 CyberGuy.com. Wszelkie prawa zastrzeżone.
